POLITICA GLOBALĂ DE CONFORMITATE CU LEGISLAţIA DE COMBATERE A MITEI
PREZENTAREA GENERALĂ A POLITICII
Prezenta politică evidențiază obligația PepsiCo de a acționa etic și responsabil în toate tranzacțiile comerciale prin asigurarea unui cadru clar care:
• Interzice mita atât în sectorul public, cât și în cel privat
• Impune derularea de către terți a proceselor obligatorii de verificare prealabilă anticorupție
• Explică regulile care trebuie respectate cu privire la cadouri, mese, călătorii și divertisment în relația cu funcționarii guvernamentali
• Prezintă cerințele care trebuie respectate în cazul donațiilor, sponsorizărilor și activităților de responsabilitate socială corporativă în relația cu un punct de contact guvernamental
• Subliniază importanța păstrării unor registre și evidențe corecte pentru toate tranzacțiile PepsiCo
Secțiunea Întrebări Frecvente privind Politica globală de conformitate cu legislația de combatere a mitei a PepsiCo conține îndrumări mai detaliate privind fiecare dintre aceste subiecte principale. Întrebările frecvente sunt disponibile aici și pe pagina principală Conformitate și etică de pe myPepsiCo.com (pagina principală C&E).
Cine este funtionar guvernamental?
• Toți angajații guvernamentali, inclusiv angajații agențiilor de reglementare, ai departamentelor, ministerelor și ai altor organisme publice, cum ar fi universitățile, funcționarii publici, cum ar fi agenții vamali și angajații din administrație, precum și inspectorii
• Orice candidat la o funcție politică (chiar dacă acesta nu a mai deținut nicio funcție politică)
• Orice partid politic sau un reprezentant al unui partid politic
• Funcționari aleși la orice nivel al unei administrații guvernamentale, inclusiv primari, comisari, membri ai consiliului municipal
• Reprezentanți ai organizațiilor publice internaționale, cum ar fi Organizația Mondială a Sănătății și Banca Mondială
• Membrii forțelor de ordine/poliției și armatei
• Angajații companiilor deținute de stat, cum ar fi companii de căi ferate, companii aeriene, spitale și laboratoare, benzinării sau închisori
• Membri ai familiilor regale
• Angajații organizațiilor caritabile internaționale publice
• Soți/soții sau rude apropiate ale persoanelor menționate mai sus
DOMENIUL DE APLICARE AL POLITICII
Această politică se aplică tuturor asociaților PepsiCo. În sensul prezentei politici, asociații PepsiCo includ:
• Toți asociații PepsiCo din întreaga lume (sunt incluși angajații filialelor noastre)
• Membrii Consiliului director al PepsiCo, atunci când aceștia acționează în calitate de administratori
• Angajații, conducerea și administratorii oricărei societăți mixte sau companii afiliate în cadrul cărora PepsiCo deține controlul pachetului majoritar sau controlul operațional (de ex. filiale consolidate).
Prevederile din cadrul prezentei politici se aplică, de asemenea, acolo unde este cazul, tuturor terților a căror activitate intră sub incidența Codului de conduită pentru furnizori PepsiCo.
1.0 MITA SI PLĂţILE DE FACILITARE
Niciun asociat PepsiCo nu poate oferi mită sau plăți de facilitare. PepsiCo nu permite plățile de facilitare, astfel de plăți fiind considerate o încălcare a prezentei politici, chiar și acolo unde legea le permite. În consecință, toate referințele la mită din cadrul prezentei politici includ și plățile de facilitare.
Asociații PepsiCo nu trebuie să plătească niciodată mită, cu excepția cazului în care refuzul de a răspunde pozitiv unei solicitări de acordare de mită reprezintă un pericol imediat pentru sănătatea sau siguranța lor. Mita plătită pentru a evita o situație periculoasă și toate solicitările de mită (indiferent dacă plata a fost sau nu făcută efectiv), trebuie raportate imediat ofițerului local de conformitate și etică sau departamentului juridic local. Așa cum este prezentat în Secțiunea 5.0 de mai jos, toate plățile trebuie înregistrate corect.
2.0 RISCURI PRIVIND MITA ASOCIATE TERţILOR
Compania PepsiCo poate fi considerată răspunzătoare pentru acțiunile terților care oferă sau plătesc mită unui funcționar guvernamental în numele PepsiCo. Mita oferită prin intermediul terților PepsiCo este interzisă. De asemenea, ignorarea semnalelor de avertisment conform cărora acțiunile unui terț pot avea ca rezultat oferirea sau plata de mită reprezintă o încălcare a prezentei politici.
Verificarea prealabilă a terţilor (TPDD)
PepsiCo are un program de verificare prealabilă anticorupție, bazat pe riscuri, cunoscut sub denumirea de verificare prealabilă a terților (TPDD). Mai multe detalii despre TPDD, inclusiv o explicație a procesului TPDD în cinci pași, pot fi găsite în Prezentarea generală a procesului TPDD din cadrul PepsiCo, disponibilă aici și pe pagina principală C&E; vă rugăm să contactați Departamentul de Conformitate și Etică Globală pentru informații suplimentare.
Notă: Niciun asociat PepsiCo nu poate interacționa cu un terț până când nu au fost finalizate toate procesele obligatorii de verificare prealabilă anticorupție. Asociații PepsiCo trebuie să furnizeze în momentul stabilirii relației comerciale documentația justificativă care să demonstreze finalizarea cu succes a procesului TPDD aplicabil.
3.0 CADOURILE, MESELE, CĂLĂTORIILE SI DIVERTISMENTUL PENTRU FUNCţIONARII GUVERNAMENTALI*
*Pentru cerințe detaliate privind cadourile de afaceri către sau de la clienți, furnizori și ați terți, vă rugăm să consultați Politica globală privind cadourile de afaceri.
Cadourile, mesele, călătoriile și divertismentul au potențialul de a-i influența în mod necorespunzător pe funcționarii guvernamentali. Prin urmare, asociații PepsiCo sunt în general descurajați să ofere cadouri sau ospitalitate unui funcționar guvernamental. Cu toate acestea, în circumstanțe limitate, ar putea fi permisă oferirea unui cadou sau a unui gest rezonabil de ospitalitate unui funcționar guvernamental, în următoarele condiții:
(1) cheltuiala îndeplinește o serie de cerințe minime stabilite mai jos; și
(2) asociatul PepsiCo primește aprobarea scrisă prealabilă a responsabilului local de conformitate și etică sau a departamentului juridic local
Cerinţe minime pentru cheltuielile care implică funcţionari guvernamentali
Înainte de a oferi cadouri sau gesturi de ospitalitate unui funcționar guvernamental, asigurați-vă că acestea sunt cel puțin:
• oferite cu bună credință, fără a aștepta o favoare în schimb, un avantaj necuvenit sau avantaj în afaceri
• rezonabile* și obișnuite, adică în conformitate cu standardele general acceptate privind gesturile de politețe în afaceri
• oferite în mod deschis și transparent
• oferite rar și fără a crea impresia de gesturi neadecvate
• permise conform legislației și reglementărilor locale
* Atunci când se stabilește o cheltuială rezonabilă pentru ospitalitate, luați în considerare plafoanele globale de tarife stabilite în Secțiunea 4.5.1 și anexele la Politica globală PepsiCo privind deplasările și divertismentul.
|
Orice cadou oferit funcționarilor guvernamentali trebuie să îndeplinească, de asemenea, următoarele criterii suplimentare: • trebuie să aibă valoare nominală (în general sub 75 USD) |
Orice ospitalitate pentru un funcționar guvernamental trebuie să îndeplinească, de asemenea, următoarele criterii suplimentare: • să aibă un scop de afaceri onest/legitim |
| • să fie acordate în numele PepsiCo și nu în numele unei persoane | • să fie direct legate de sau asociate cu conduita activă a companiei PepsiCo |
Aprobarea prealabilă scrisă
Toate solicitările de aprobare prealabilă pentru cadouri, mese, călătorii și divertisment pentru funcționarii guvernamentali trebuie transmise prin completarea unui scurt formular online (Formularul de pre-aprobare) disponibil aici sau pe pagina principală C&E.
Excepţii de la cerinţa de pre-aprobare
În conformitate cu legislația și reglementările locale aplicabile, aprobarea preliminară nu este necesară pentru cheltuielile care implică funcționari guvernamentali doar în următoarele situații limitate:
• oferirea (sau în relația cu o entitate guvernamentală, donarea - consultați Secțiunea 4.0 de mai jos) de articole promoționale sau publicitare cu sigla PepsiCo (precum mingi de golf, tricouri sau articole similare), cu o valoare de 75 USD sau mai puțin pentru fiecare funcționar guvernamental (a nu se depăși 200 USD pe an pentru un oficial guvernamental, iar în relația cu o entitate guvernamentală - a nu se depăși suma de 1.000 USD pe an)
• mici servicii de ospitalitate pentru funcționari guvernamentali, cum ar fi un sandviș, o băutură, o gustare etc. cu o valoare de 10 USD, indiferent dacă acest lucru se întâmplă în sediul sau în afara PepsiCo, atât timp cât ospitalitatea este oferită în legătură cu conduita activă a companiei PepsiCo
Aceste excepții NU permit ospitalitatea recurentă/repetitivă pentru un funcționar guvernamental, chiar și la o valoare de 10 USD sau mai puțin de fiecare dată, de la orice colaborator PepsiCo.
Documentaţia necesară pentru rambursare
Atunci când se solicită rambursarea a oricărui lucru de valoare furnizat unui funcționar guvernamental, asociații PepsiCo trebuie să menționeze în clar pe deconturi numele, funcția și afilierea guvernamentală a funcționarului, precum și scopul cheltuielilor, și, de asemenea, trebuie să transmită o dovadă de plată pentru cheltuială, indiferent de valoarea acesteia. În plus, trebuie trimisă și aprobarea prealabilă scrisă care autorizează cheltuiala/cheltuielile în cauză. Asociații PepsiCo trebuie să selecteze categoria de cheltuieli „Funcționar guvernamental” adecvată, dacă aceasta este disponibilă în sistemul local de raportare a cheltuielilor (de ex., Concur).
Niciun manager PepsiCo nu poate aproba o solicitare de rambursare a unui subordonat direct pentru cheltuielile făcute în numele unui funcționar guvernamental, fără a avea dovada aprobării prealabile scrise. Managerilor PepsiCo li se va solicita să confirme o aprobare prealabilă valabilă înainte de autorizarea decontării.
4.0 DONAţII, SPONSORIZĂRI SI ACTIVITĂţI DE RESPONSABILITATE SOCIALĂ CORPORATIVĂ CĂTRE/PENTRU ENTITĂţI GUVERNAMENTALE SAU ÎN LEGĂTURĂ CU FUNCţIONARII GUVERNAMENTALI
Donațiile caritabile includ donații în numerar, produse sau resurse corporative (inclusiv timp de lucru al personalului). Donațiile caritabile sau sponsorizările făcute direct sau indirect către un funcționar guvernamental nu sunt permise în nicio situație. Cu toate acestea, donațiile sau sponsorizările pentru entități guvernamentale sau în relația cu un funcționar guvernamental pot fi realizate în anumite circumstanțe. În sensul prezentei politici, beneficiarul unei donații sau sponsorizări este considerat ca fiind „asociat” unui funcționar guvernamental dacă entitatea destinatară este cunoscută a fi deținută, gestionată sau direct controlată de un funcționar guvernamental, inclusiv în cazul în care un funcționar guvernamental face parte din consiliul de administrație.
Toate donațiile trebuie făcute numai în scopuri caritabile, fără intenția de a influența o anumită decizie de afaceri. Toate sponsorizările trebuie făcute pentru a sprijini interese de afaceri legitime.
Deoarece activitățile de responsabilitate socială corporativă implică frecvent interacțiuni cu municipalități locale, orice inițiativă în acest sens care implică o entitate guvernamentală sau relația cu un funcționar guvernamental este, de asemenea, acoperită de prezenta politică. Această politică nu face, totuși, referire la donații caritabile, sponsorizări sau activități de responsabilitate socială corporativă realizate de către PepsiCo în relația cu entități care nu fac parte din sfera guvernamentală. Pentru prevederile detaliate privind donațiile către entități non-guvernamentale, consultați Politica globală privind donațiile.
Cerinţa de aprobare preliminară
Dacă o donație, sponsorizare sau o activitate de responsabilitate socială corporativă va fi furnizată unei entități guvernamentale sau unui funcționar guvernamental și nu face încă obiectul unei analize juridice, trebuie obținută aprobarea scrisă prealabilă a responsabilului local de conformitate și etică sau a departamentului juridic local. 2 Toate solicitările de aprobare prealabilă trebuie depuse în scris completând Formularul online de pre-aprobare, conform descrierii din Secțiunea 3.0 de mai sus.
Vă rugăm să vă consultați cu responsabilul local de conformitate și etică sau cu departamentul juridic local pentru orice norme suplimentare aplicabile donațiilor caritabile, sponsorizărilor și activităților de responsabilitate socială corporativă furnizate entităților guvernamentale sau funcționarilor guvernamentali.
5.0 REGISTRELE SI EVIDENţELE CORECTE
PepsiCo are obligația de a întocmi și păstra registre și evidențe corecte care să reflecte cu acuratețe și exactitate tranzacțiile și să ofere suficiente informații pentru a asigura o înțelegere completă a fiecărei tranzacții. Tranzacțiile nu trebuie niciodată făcute fără aprobarea corespunzătoare a managerului și trebuie înregistrate într-o manieră transparentă, ceea ce permite întocmirea corectă a situațiilor financiare. Toți asociații PepsiCo trebuie să se asigure că respectă cerințele de păstrare a registrelor și evidențelor aplicabile funcțiilor și responsabilităților lor.
6.0 RAPORTAREA ÎNCĂLCĂRILOR SUSPECTATE
Toți asociații PepsiCo trebuie să raporteze responsabilului local de conformitate și etică sau departamentul juridic local orice suspiciune de încălcare a prezentei politici sau a oricărei legi anticorupție aplicabile. Alternativ, încălcările prezumate pot fi raportate prin intermediul liniei Speak Up a PepsiCo. Raportările făcute prin intermediul liniei Speak Up pot fi anonime în țările în care legea permite acest lucru. Politica globală a PepsiCo privind interzicerea represaliilor interzice represaliile împotriva oricărei persoane care raportează cu bună credință ceea ce consideră că este o încălcare a Codului global de conduită, a politicilor PepsiCo sau a legislației aplicabile.
7.0 MĂSURILE DISCIPLINARE PENTRU ÎNCĂLCAREA POLITICII
Orice asociat PepsiCo care încalcă prezenta Politică va fi supus sancțiunilor disciplinare, așa cum au fost ele stabilite de către companie, mergând până la inclusiv desfacerea contractului de muncă.